Das sind Aufgaben im Sekretariat einer Geschäftsführung

Von der Assistenz der Geschäftsführung erwartet nicht selten sowohl die Chefetage als auch die Mitarbeiter des Unternehmens eine überdurchschnittliche Leistungsbereitschaft. Außerdem wandeln sich die Herausforderungen stetig im Zuge der fortschreitenden Digitalisierung und hinsichtlich des Einsatzes von künstlicher Intelligenz.

Welche Aufgaben hat die Assistenz der Geschäftsführung?

Herkömmliche Aufgaben Sekretariat Geschäftsführung werden heute zunehmend durch vermehrte Anforderungen aus dem Sachbearbeitungsbereich ergänzt, die den Assistenzmitarbeitern ein fundiertes Fachwissen abverlangen. Darüber hinaus sind Sie Repräsentant des Unternehmens, kümmern sich um das Image der Firma und die Koordination der internen Abläufe. Sie fungieren als Ansprechperson für die Kollegen und stehen im engen Kontakt zu Kunden und Geschäftspartnern. Die Assistenz im Sekretariat der Geschäftsleitung ist die erste Ansprechperson für betriebliche Belange und die „rechte Hand“ des Chefs. Sie sind für die unterschiedlichsten Aufgaben zuständig und sollten möglichst belastbar, stressresistent und Generalist sein.

Ihre Tätigkeit im Sekretariat der Geschäftsführung umfasst zum Beispiel den Empfang inklusive Sekretariatsservice sowie allgemeine Organisations- und Sekretariatsaufgaben. Daneben sind Sie für das Terminmanagement, die Anrufannahme und die Korrespondenz insgesamt zuständig. Sie gestalten den E-Mail-Verkehr und wickeln die Post ab. Die Ablage der Dateien und Unterlagen sowie die Datenpflege gehören zu Ihren täglichen Aufgaben. Die Unterstützung des Chefs bei strategischen Fragen, Vor- und Nachbereitung von Tagungen und Meetings, die Reiseorganisation und die Klärung von Personalfragen runden ihr Berufsfeld ab. Auf wichtige Kernelemente dieser Aufgabenliste wird nachfolgend genauer eingegangen.

Anrufannahme und Telefonmanagement

Bei der Anrufannahme bleiben Ihnen meist nur wenige Sekunden für die richtige Reaktion, die ausschlaggebend dafür ist, ob Sie einen neuen Geschäftskunden gewinnen oder einen alten verlieren. Sie melden sich daher kurz und freundlich mit ihrem Namen und Firmennamen und fragen zum Beispiel: „Wie kann ich Ihnen weiterhelfen?“ Notieren Sie sich den Namen des Anrufers, erkundigen sie sich nach seinem Anliegen, ob er gegebenenfalls warten möchte, und Sie verbinden ihn frühestens dann erst weiter. Steht ein Rückruf an, fragen Sie nach der gewünschten Telefonnummer für den Rückruf.

In schwierigen Telefonaten verraten Anrufer weder ihren Namen noch den Grund ihres Anrufs. Manche sind verärgert, andere verhalten sich aggressiv und wieder andere hören gar nicht auf, mit Ihnen zu sprechen. Etliche verlangen, sofort mit dem Chef verbunden zu werden, wo es doch Ihre Aufgabe ist, diesen abzuschirmen. Sprechen Sie deshalb mit Ihrem Vorgesetzten klar ab, mit welchen Anrufern er bereit ist, zu sprechen und mit welchen nicht. Erklären Sie dem Drängler am Hörer, dass Sie nur weiterhelfen, wenn er Ihnen den Grund seines Anrufs nennt. Verzichten Sie immer auf verbindliche Zusagen, bevor Sie nicht den Zweck des Anrufs kennen. Lehnt der Anrufer ab, mit Ihnen darüber zu reden, bedanken Sie sich für den Anruf und beenden Sie höflich das Gespräch.

Lassen Sie persönliche Beleidigungen souverän an sich abprallen und bleiben Sie in solchen Fällen freundlich und gelassen. Erklären Sie dem Anrufer, dass Sie das Gespräch in diesem Tonfall nicht weiterführen und ihm somit nicht helfen können. Hilft das alles nichts, legen Sie auf. Dokumentieren Sie die Einzelheiten des Gesprächs und wie Sie sich dabei verhalten haben. Halten Sie diese Aufzeichnungen mindestens sechs Monate für Nachfragen der Geschäftsleitung bereit.

Terminmanagement

Es fällt vielen Vorgesetzten schwer, ihre Terminplanung an das Sekretariat zu übergeben. Hier ist es hilfreich, dem Chef immer wieder Fragen über seine Wünsche zur Termingestaltung zu stellen, kleine Tricks einzusetzen und Ideen vorzutragen, die ihn davon überzeugen, mitzuziehen. So schaffen Sie bald eine Routine und nehmen problemlos entsprechende Einträge im Kalender vor.

Treffen Sie feste Absprachen darüber, ob der Chef aus dem Auto auf dem Weg ins Büro telefoniert oder ob das für ihn ein Tabu ist. Wie startet er seinen Bürotag und wie gestaltet er den Tagesablauf? Wann macht er Pausen? Welche Zeit wünscht er als Puffer vor und nach Meetings? Gewährt er Ihnen den Zugriff auf seine privaten Termine?

Arbeiten Sie beim Kalendermanagement sinnvollerweise mit Platzhaltern. Reservieren Sie Ihrem Chef Zeit für seine Aufgaben inklusive der benötigten Pausen. Blockieren Sie die Reisezeiten mit den potenziellen An- und Abreisefenstern. Beseitigen Sie Störfaktoren. Schaffen Sie eine Routine für Ihren Vorgesetzten und sich selbst und halten Sie Absprachen konsequent ein.

Reiseorganisation

Die Organisation einer Geschäftsreise für den Chef und gegebenenfalls seiner Kollegen umfasst zahlreiche wichtige Aufgabengebiete, die weit darüber hinausführen, ein Hotel und einen Mietwagen zu buchen. Um dabei keine wesentlichen Punkte zu übersehen, nutzen Sie Checklisten dafür. Schon die Frage, wie der Zielort erreicht wird, bietet eine breite Palette an Verkehrsmitteln an. Das sind Dienstwagen, Privatfahrzeug, Mietauto, Bahn, Flugzeug oder seltener Busse und Schiffe.

Bedenken Sie, dass für den Einsatz eines Privatautos über die Reisespesen Kilometergeld abgerechnet wird. Reservieren Sie bei Bahnfahrten für den Chef neben dem Sitzplatz einen Stromanschluss und einen Tisch mit genügend Platz für einen Laptop. Sind Langstreckenflüge angesagt, ist der Jetlag bei den Kollegen für die Terminplanung mit zu berücksichtigen. Die Mitarbeiter möchten doch möglichst ausgeruht an den geschäftlichen Meetings teilnehmen. Bei Hotelbuchungen sind unbedingt die Reiserichtlinien des Unternehmens zu beachten, ebenso mögliche Einsparpotientiale durch Sonderkonditionen.
Verschaffen Sie sich einen genauen Überblick über die aktuelle Verfügbarkeit von Kreditkarten, Devisen, Visa, Impfnachweisen und Versicherungen. Die Kontaktdaten von Botschaften und Konsulaten stehen für Notfälle zur Verfügung.

E-Mail-Verkehr

Vergewissern Sie sich, ob der Empfänger die technischen Voraussetzungen zum Empfang der Mail besitzt und ob er die von Ihnen angehängten Dateiformate öffnen kann. Nutzen Sie den elektronischen Schriftverkehr von wichtigen Ausnahmen abgesehen nur für möglichst kurze Nachrichten, die fachliche Informationen beinhalten. Senden Sie E-Mails an mehr als eine Person über „CC“ (Carbon Copy), sind alle E-Mail-Adressen für die anderen Empfänger sichtbar. Sendungen mittels „BCC“ (Blind Carbon Copy) dagegen sind für alle Mitempfänger unsichtbar. Nutzen Sie aus Datenschutzgründen immer dann das „BCC“-Feld, wenn Sie nicht wissen, ob allen Empfängern Ihrer Nachricht die E-Mail-Adressen der weiteren Empfänger bekannt sind.

Versenden Sie keine Besonderheiten wie das „ß“ , wenn Sie eine E-Mail an einen Empfänger im Ausland schicken. Vermeiden Sie es, den gesamten Text in Kleinbuchstaben oder durchgehend mit Großbuchstaben zu schreiben. Verzichten Sie auf Zeichen wie „:o“ (Emoticons) und auf Emojis beim E-Mail-Erstkontakt. Achten Sie darauf, dass die Signatur Ihrer Mails die gesetzlich vorgeschriebenen Pflichtangaben der Unternehmensform, mehrsprachige Informationen sowie weitere gewünschte Angaben wie etwa zur Vertraulichkeit enthält.

Datenpflege

Ein durchdachtes Ablagesystem und die regelmäßige Datenpflege gehören zu den Kernkompetenzen der Aufgaben Sekretariat Geschäftsführung. Sie sind von existenzieller Bedeutung für das Unternehmen und garantieren, dass die benötigten Unterlagen bei Bedarf unkompliziert zur Verfügung gestellt werden. Betrachten Sie diese Standards als bewährtes Hilfsmittel und Arbeitserleichterung.

Verwenden Sie mehrere Kennwörter im Dateinamen. Sie erkennen dann schnell, welche Informationen eine Datei enthält. Weisen Sie Ihre Stellvertretung in die Logik Ihres Ablagesystems ein. Benennen Sie elektronische Dateien und Ordner gleich wie bei den zugehörigen Papierformaten. Führen Sie penibel eine Datei mit Verschlagwortung. Sie finden so ohne Probleme nach längerer Zeit die gesuchte Information.

Meetings

An internen Diskussionen oder Abstimmungen nehmen nur Mitarbeiter des Unternehmens teil, die gemeinsamen Interessen verpflichtet sind. Finden dagegen Schulungsveranstaltungen für Kunden oder für andere externe Teilnehmer statt, ist der Datenschutz bei der Organisation und bei der Durchführung zu beachten. Denn in solchen Meetings verfolgt nicht jeder die Interessen des Veranstalters.

Das gilt speziell für den Umgang mit Teilnehmerlisten und für interne Notizen über Teilnehmer. Daher ist bei einer Veranstaltung mit Externen das Verteilen einer Teilnehmerliste nicht gestattet. Ausnahme von dieser Regel ist, wenn jeder Teilnehmer seine Aufführung auf der Liste akzeptiert. Betreffen Aufzeichnungen persönliche Eigenheiten von Teilnehmern, müssen diese sogar streng gesichert aufbewahrt werden und dürfen nur ausgewählten Personen im Unternehmen zugänglich sein.

Fazit

Die Aufgaben Sekretariat Geschäftsführung bezeichnen eine verantwortungsvolle Schlüsselposition in jedem Unternehmen. Durch den tagtäglichen Umgang mit Leitungspersonen werden Sie schnell in wichtigen Feldern kompetent und wachsen so selbst in eine Führungsposition hinein. Der Beruf ist äußerst vielfältig und bietet Ihnen exzellente Aufstiegschancen.